2020 inledde Spitzke ett samarbete med CloudLab för att ersätta ett omständligt system med mejl och Excel för hantering av företagsevenemang med något betydligt kraftfullare: en helautomatiserad, personaliserad bokningsportal byggd på brandQ. Från tidsluckor i personalmatsalen och interna massagetider till träningspass och — från början av 2021 — bokning av vaccinationer på plats gav den nya plattformen medarbetarna en sömlös självbetjäningsupplevelse och sparade samtidigt marknadsteamet otaliga timmar av manuell samordning.
Anke Pfeifer
Projektet
Eftersom de flesta medarbetare inte arbetar på kontor utan ute på montage är god kommunikation inom företaget en central fråga hos Spitzke. Tillsammans med CloudLab startade därför 2020 ett alldeles särskilt projekt: ett nytt agilt system för intern kommunikation. Dess huvuduppgift: att sörja för säker och samtidigt enkel bokning av företagsevenemang och andra aktiviteter.
Medarbetarna skulle med det planerade systemet kunna anmäla sig till matsalstider, interna massagetider och träningspass i företagets idrottsförening. I början av 2021 tillkom vaccinationstider hos företagsläkaren till följd av coronapandemin.
Deltagarorganisationen sköttes tidigare omständligt av marknadsteamets medarbetare via mejl och i Excel-filer. Den planerade automatiserade portalen utlovade därför en rejäl tidsbesparing.
För att ge alla medarbetare som deltar i evenemang ett mervärde planerades dessutom ett personaliserat inloggningsområde för dem. Genom det skulle de kunna anmäla sig till träning och andra event.
Efter intensiv rådgivning mellan CloudLab och Spitzke valde man en alldeles särskild lösning, skräddarsydd för företaget.
För att förverkliga den önskade portalen valdes marknadshanteringssystemet brandQ. Ursprungligen utvecklat som en kombination av web-to-publish-, marknadsinköps- och marknadsautomatiseringssystem är brandQ en så öppen och flexibel plattform att den även lämpar sig för andra områden.
Först utvecklades portalens grund: eventhanteringen. För att förverkliga den återanvändes brandQ:s hanteringsarkitektur. Via en backend som CloudLab står värd för kan SPITZKE:s marknadsteam flexibelt skapa interna och externa evenemang och sätta deras datum. Därefter används en webbyggare i webbläsaren för att utforma en eventsida, som kan anpassas med foton för att följa företagets grafiska profil.
Medarbetarna kan sedan registrera sig i systemet via SPITZKE:s webbplats och boka tider via länkar till eventsidorna. Vid lyckad bokning får de ett visuellt anpassningsbart mejl med en valfri avbokningslänk. I sitt personliga PURL-konto ("Private URL") kan de också se sina bokningar och ladda ner information. De utsedda kontaktpersoner (både interna och externa) som finns lagrade i systemet kan valfritt få mejl om respektive evenemangs status. På så sätt får de information om antalet anmälda deltagare, deltagaruppgifter och vid behov en avisering om ett evenemang ställs in på grund av för få anmälningar.
Har vi väckt ditt intresse?
Vi diskuterar gärna dina behov eller visar dig ett lösningskoncept i en personlig webbdemo.