2020 hat sich Spitzke mit CloudLab zusammengetan, um ein umständliches, auf E-Mail und Excel basierendes System für das Management von Firmenveranstaltungen durch etwas deutlich Leistungsfähigeres zu ersetzen: ein voll automatisiertes, personalisiertes Buchungsportal auf Basis von brandQ. Von Kantinenzeiten und hauseigenen Massageterminen über Sportkurse bis zu – seit Anfang 2021 – Impfterminen vor Ort bietet die neue Plattform den Mitarbeitenden ein nahtloses Self-Service-Erlebnis und spart dem Marketingteam unzählige Stunden manueller Koordination.
Anke Pfeifer
Das Projekt
Weil die meisten Mitarbeiter nicht in Büros, sondern unterwegs auf Montage arbeiten, ist gute Kommunikation innerhalb des Unternehmens bei Spitzke ein zentrales Thema. Gemeinsam mit CloudLab startete daher im Jahr 2020 ein ganz besonderes Projekt: ein neues agiles System zur internen Kommunikation. Seine Hauptaufgabe: für eine sichere und zugleich einfache Buchung von Firmenveranstaltungen und anderen Aktionen zu sorgen.
Mitarbeiter sollten sich mit dem geplanten System für Kantinenzeiten, hauseigene Massagetermine und Sportkurse der Betriebssportgruppe anmelden können. Anfang 2021 kamen aufgrund der Corona-Pandemie noch Impftermine durch den Betriebsarzt dazu.
Die Teilnahmeorganisation wurde zuvor von Mitarbeitern des Marketing-Teams umständlich via Mail und in Excel-Dateien erledigt. Das anvisierte automatisierte Portal versprach daher einiges an Zeitersparnis.
Um allen an Veranstaltungen teilnehmenden Mitarbeitern einen Mehrwert zu bieten, wurde für sie zusätzlich ein personalisierter Loginbereich geplant. Über ihn sollten sie sich für Sport und andere Events anmelden können.
Nach intensiver Beratung zwischen CloudLab und Spitzke entschied man sich für eine ganz besondere, auf das Unternehmen zugeschnittene Lösung.
Für die Umsetzung des gewünschten Portals fiel die Wahl auf das Marketing-Management-System brandQ. Ursprünglich als Kombination aus Web-to-Publish-, Marketing-Beschaffungs- und Marketing-Automation-System entwickelt, ist brandQ eine so offene und flexible Plattform, dass es sich auch für andere Bereiche eignet.
Zuerst wurde das Fundament des Portals entwickelt: das Eventmanagement. Dafür wurde die Verwaltungsarchitektur von brandQ zweckentsprechend angepasst. Über ein von CloudLab gehostetes Backend kann das Marketingteam von SPITZKE flexibel interne und externe Veranstaltungen anlegen und ihre Termine festlegen. Anschließend wird mit einem Web-Builder im Browser eine Eventseite gestaltet, die sich mit Fotos individualisieren lässt – passend zum visuellen Erscheinungsbild des Unternehmens.
Mitarbeitende können sich dann über die SPITZKE-Website im System registrieren und über Links zu den Eventseiten Slots buchen. Nach erfolgreicher Buchung erhalten sie eine visuell anpassbare E-Mail mit optionalem Stornierungslink. In ihrem persönlichen PURL-Konto („Private URL“) können sie außerdem ihre Buchungen einsehen und Informationen herunterladen. Die im System hinterlegten Ansprechpartner (intern wie extern) können optional E-Mails zum Status der jeweiligen Veranstaltung erhalten. So bekommen sie Informationen zur Zahl der angemeldeten Teilnehmenden, zu Teilnehmerdetails und bei Bedarf eine Benachrichtigung, wenn eine Veranstaltung mangels Beteiligung nicht stattfindet.
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