In 2020, Spitzke partnered with CloudLab to replace a cumbersome, email-and-Excel-based system for managing company events with something far more powerful: a fully automated, personalized booking portal built on brandQ. From canteen time slots and in-house massage appointments to fitness classes and — as of early 2021 — on-site vaccination bookings, the new platform gave employees a seamless self-service experience while saving the marketing team countless hours of manual coordination.
Anke Pfeifer
The Project
Weil die meisten Mitarbeiter nicht in Büros, sondern unterwegs auf Montage arbeiten, ist gute Kommunikation innerhalb des Unternehmens bei Spitzke ein zentrales Thema. Gemeinsam mit CloudLab startete daher im Jahr 2020 ein ganz besonderes Projekt: ein neues agiles System zur internen Kommunikation. Seine Hauptaufgabe: für eine sichere und zugleich einfache Buchung von Firmenveranstaltungen und anderen Aktionen zu sorgen.
Mitarbeiter sollten sich mit dem geplanten System für Kantinenzeiten, hauseigene Massagetermine und Sportkurse der Betriebssportgruppe anmelden können. Anfang 2021 kamen aufgrund der Corona-Pandemie noch Impftermine durch den Betriebsarzt dazu.
Die Teilnahmeorganisation wurde zuvor von Mitarbeitern des Marketing-Teams umständlich via Mail und in Excel-Dateien erledigt. Das anvisierte automatisierte Portal versprach daher einiges an Zeitersparnis.
Um allen an Veranstaltungen teilnehmenden Mitarbeitern einen Mehrwert zu bieten, wurde für sie zusätzlich ein personalisierter Loginbereich geplant. Über ihn sollten sie sich für Sport und andere Events anmelden können.
Nach intensiver Beratung zwischen CloudLab und Spitzke entschied man sich für eine ganz besondere, auf das Unternehmen zugeschnittene Lösung.
To implement the desired portal, the brandQ marketing management system was chosen. Originally developed as a combination of web-to-publish, marketing procurement, and marketing automation systems, brandQ is such an open and flexible platform that it is also suitable for other areas.
First, the foundation of the portal was developed: event management. To implement this, the brandQ management architecture was repurposed. Via a backend hosted by CloudLab, SPITZKE’s marketing team can flexibly create internal and external events and set their dates. Subsequently, a web builder in the browser is used to design an event page, which can be customized with photos to comply with the company’s visual identity.
Employees can then register in the system via the SPITZKE website and book slots via links to the event pages. Upon successful booking, they receive a visually customizable email with an optional cancellation link. In their personal PURL account (“Private URL”), they can also view their bookings and download information. The designated contacts (both internal and external) stored in the system can optionally receive emails regarding the status of the respective event. This way, they receive information on the number of registered participants, participant details, and, if necessary, a notification if an event will not take place due to insufficient attendance. The latter function
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