Como la mayoría de los empleados no trabajan en oficinas sino desplazados en obra, la buena comunicación interna es un tema central en Spitzke. Por eso, junto con CloudLab, en 2020 arrancó un proyecto muy especial: un nuevo sistema ágil de comunicación interna. Su tarea principal: garantizar una reserva segura y a la vez sencilla de eventos de empresa y otras actividades. 

Con el sistema previsto, los empleados debían poder inscribirse en los horarios del comedor, las citas de masaje internas y los cursos deportivos del grupo deportivo de la empresa. A principios de 2021, debido a la pandemia de coronavirus, se añadieron las citas de vacunación con el médico de empresa. 

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La organización de la participación la realizaba antes el equipo de marketing de forma engorrosa por correo y en archivos de Excel. El portal automatizado previsto prometía, por tanto, un considerable ahorro de tiempo. 

Para ofrecer un valor añadido a todos los empleados que participan en los eventos, se planificó además un área de acceso personalizada para ellos. A través de ella podrían inscribirse en actividades deportivas y otros eventos. 

Para implementar el portal deseado se eligió el sistema de gestión de marketing brandQ. Desarrollado originalmente como una combinación de sistemas de web-to-publish, aprovisionamiento de marketing y automatización de marketing, brandQ es una plataforma tan abierta y flexible que también resulta adecuada para otros ámbitos.

Primero se desarrolló la base del portal: la gestión de eventos. Para implementarla se reutilizó la arquitectura de gestión de brandQ. A través de un backend alojado por CloudLab, el equipo de marketing de SPITZKE puede crear con flexibilidad eventos internos y externos y fijar sus fechas. A continuación, con un constructor web en el navegador se diseña una página del evento, que puede personalizarse con fotos para cumplir con la identidad visual de la empresa.

Los empleados pueden entonces registrarse en el sistema a través del sitio web de SPITZKE y reservar plazas mediante enlaces a las páginas de los eventos. Tras una reserva satisfactoria reciben un correo visualmente personalizable con un enlace de cancelación opcional. En su cuenta personal PURL ("Private URL") también pueden consultar sus reservas y descargar información. Las personas de contacto designadas (tanto internas como externas) almacenadas en el sistema pueden recibir opcionalmente correos sobre el estado del evento correspondiente. Así reciben información sobre el número de participantes inscritos, sus datos y, si es necesario, un aviso si un evento no se celebrará por falta de asistencia.