En 2020, Spitzke s'est associée à CloudLab pour remplacer un système lourd de gestion des événements d'entreprise, basé sur les e-mails et Excel, par quelque chose de bien plus puissant : un portail de réservation personnalisé et entièrement automatisé, construit sur brandQ. Des créneaux de cantine et rendez-vous de massage en interne aux cours de sport et — dès début 2021 — aux réservations de vaccination sur site, la nouvelle plateforme a offert aux collaborateurs une expérience en libre-service fluide, tout en épargnant à l'équipe marketing d'innombrables heures de coordination manuelle.
Anke Pfeifer
Le projet
Parce que la plupart des collaborateurs ne travaillent pas dans des bureaux mais sur les chantiers, la bonne communication interne est un sujet central chez Spitzke. C'est pourquoi un projet très particulier a été lancé en 2020 avec CloudLab : un nouveau système agile de communication interne. Sa mission principale : assurer une réservation à la fois sûre et simple des événements d'entreprise et autres actions.
Les collaborateurs devaient pouvoir s'inscrire via le système prévu aux créneaux de cantine, aux rendez-vous de massage en interne et aux cours de sport du groupe sportif de l'entreprise. Début 2021, en raison de la pandémie de Covid, s'y sont ajoutés les rendez-vous de vaccination auprès du médecin du travail.
L'organisation des participations était auparavant gérée laborieusement par les collaborateurs de l'équipe marketing, par e-mail et dans des fichiers Excel. Le portail automatisé visé promettait donc un gain de temps considérable.
Afin d'offrir une valeur ajoutée à tous les collaborateurs participant aux événements, un espace de connexion personnalisé a en outre été prévu pour eux. Il devait leur permettre de s'inscrire aux activités sportives et autres événements.
Après une phase de conseil intensive entre CloudLab et Spitzke, le choix s'est porté sur une solution très particulière, taillée sur mesure pour l'entreprise.
Pour mettre en place le portail souhaité, c'est le système de gestion marketing brandQ qui a été retenu. Développé à l'origine comme une combinaison de systèmes de web-to-publish, d'approvisionnement marketing et d'automatisation marketing, brandQ est une plateforme si ouverte et flexible qu'elle convient aussi à d'autres domaines.
D'abord, le socle du portail a été développé : la gestion d'événements. Pour cela, l'architecture de gestion de brandQ a été réemployée. Via un backend hébergé par CloudLab, l'équipe marketing de SPITZKE peut créer en toute flexibilité des événements internes et externes et en fixer les dates. Ensuite, un web builder dans le navigateur permet de concevoir une page d'événement, personnalisable avec des photos pour respecter l'identité visuelle de l'entreprise.
Les collaborateurs peuvent alors s'enregistrer dans le système via le site web de SPITZKE et réserver des créneaux grâce aux liens vers les pages d'événements. Une fois la réservation confirmée, ils reçoivent un e-mail visuellement personnalisable avec un lien d'annulation optionnel. Dans leur compte PURL personnel (« Private URL »), ils peuvent également consulter leurs réservations et télécharger des informations. Les contacts désignés (internes comme externes) enregistrés dans le système peuvent, en option, recevoir des e-mails sur le statut de l'événement concerné. Ils sont ainsi informés du nombre de participants inscrits, des détails des participants et, le cas échéant, de l'annulation d'un événement faute de participation suffisante. Cette dernière fonction
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